Nếu không biết cách viết Email hỏi hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ không được nhà cung cấp trả lời hoặc sẽ trả lời không rõ ý trao đổi qua lại chưa chốt được vấn đề. Vậy yêu cầu chung khi viết email hỏi hàng là gì. Người mới băt đầu cần hoc ra sao nên bắt đầu từ đâu. Trong các khóa học tiếng anh xuất nhập khẩu tại JOLO English chúng tôi có chuyên đề riêng hướng dẫn cho học viên cách viết và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng anh.

Nội dung chính và cấu trúc của thư hỏi hàng cần biết

Nội dung chính: Trong thư hỏi hàng người mua hàng cần phải thông báo rõ với người bán các nội dung cần mua:  cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng, giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác và những chính sách khuyến mãi giảm giá nếu có.

Thực tế có nhiều cách viết Email hỏi giá bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Với người mới băt đầu thì cần biết bố cục thư hỏi hàng  phải có những nội dung sau:

Bạn đóc có thể tham khảo 1 đoạn email hỏi hàng bằng tiếng anh như sau:

Im Hoa, I am Purchasing staff at VinaTrain Viet Nam Co.ltd. Iam very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor. We want to buy bulk wool Gabardines. Please show me more information as below:

We are looking for the best new From You. I Think If You Have the best Price We Will be the Parter for long time!

Những Nội Dung Chính Trong Thư Hỏi Hàng Bằng Tiếng Anh

Bài vết  tập trung vào các mẫu câu cần biết trong phần nội dung chính theo ba phần là Phần mở, phần thân và phần kết giúp bạn đóc có tư duy dễ dàng khi viết thư hỏi hàng tránh xa đà, dài dòng không cần thiết hoặc thiếu nội dung:

1/ Phần Mở Đầu Thư Hỏi Hàng (Opening letter)

Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Và cần giới thiệu rõ bạn là ai, vị trí gì đến từ công ty  ở quốc gia nào nữa.

Hai trường hợp có thể tham khảo:

Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/tại hội chợ triển lãm của ngành hàng trên website / trang tin

Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Được thông báo/được giới thiệu bởi ai nhờ vào ai đó mà biết đến… Bạn dùng một số cấu trúc như sau:

Example: We were advised by Mr.AnDy of (TCCI) that you are producing export plastic beads

2/ Phần Thân  Bài: Trình bày nội dung cần hỏi hàng

Trong nội dung này bạn cần tập trung vào phần cần hỏi hàng về: Tên hàng – số lượng – Kích Thước - Giá Bán – Thời Gian Giao Hàng – Ưu Đãi – Điều Kiện Đóng Gói – Thông Tin Hàng Mẫu…

Thực tế các nhà cung cấp đều sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn xem tuy nhiên số lượng quá nhiều thì bạn phải đến showroom của người bán.

Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá nếu có.

Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.

Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi nếu có

Phần 3/ Kết luận khi viết thư hỏi hàng bằng tiếng anh xuất nhập khẩu

Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.

Kết luận thư hỏi hàng là lời cảm ơn, hứa hẹn và mong muốn nhận được những phản hồi sớm nhất về Email hỏi hàng của mình, Cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng nếu bạn cần check giá ngay.

Một số thông tin cần tham khảo:

Trên đây là chia sẻ của JOLO English về một số lưu ý cần biết khi viết Email hỏi hàng bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Thực tế giao dich tôi thấy bạn có thể không cần viết đúng ngữ pháp, diễn đạt theo Key word là nhà cung cấp đã có thể hiểu và trả lời bạn rồi. Tuy nhiên nếu biết tiếng anh thì bạn sẽ có cơ hội làm việc trong môi trường tốt hơn tự tin trao đổi với đối tác qua điện thoại, gặp mặt hoặc viết được mail hỏi hàng chuyên nghiệp.

Như vậy viết mail hỏi hàng bằng tiếng anh không khó chỉ cần bạn nhớ một số cấu trúc cơ bản khi viết mail là có thể tự soạn mail giao dịch được